Tugas dan peranan satpam di era modern ini terus berkembang. Sehingga satpam tidak hanya menjadi petugas yang menciptakan keamanan di lingkungannya, melainkan juga harus dapat memberikan kenyamanan dengan menunjukan sikap ramah serta sopan.

Salah satu contohnya adalah perilaku dan prosedur penerimaan telepon. Banyak anggota satpam yang berasal dari perusahaan penyedia jasa keamanan tidak mengetahui bagaimana prosedur menerima panggilan telepon yang baik dan benar. Maka itu, Indra Garda Agung akan membahas bagaimana sebenarnya prosedur menerima telepon yang baik dan benar:

  1. Segera angkat begitu telpon berdering jangan biarkan telepon berdering berulang kali
  2. Berikan salam dengan mengucapkan “Selamat pagi/siang/sore Satpam perusahaan ada yang bisa saya Bantu, dengan siapa kami bicara ?”
  3. Setelah penelepon menyebutkan identitasnya kemudian menginginkan berbicara dengan seseorang didalam, serta mengucapkan “Dengan (sebutkan sekali lagi nama dan departemen dari untuk menghindari kesalahan orang yang dikehendaki ), mohon ditunggu pak/bu
  4. Segera hubungi orang yang dimaksud (tekan tombol “Hallo”) dan tekan nomor extention yang dituju dengan mengucapkan “selamat pagi/siang/sore Pak/Bu Satpam jaga disini ada telepon dari ………….(sebutkan identitas penelpon) bisa diterima Pak/Bu
  5. Apabila sudah ada persetujuan, segera sambungkan telepon, dengan mengucapkan “silahkan” kepada si penelpon
  6. Apabila orang yang dikehendaki tidak ada ditempat atau keberatan menerima telepon tersebut, segeralah berbicara dengan si penelpon dengan menutup sementara dan kembali mengucapkan “maaf Pak/Bu ………..sedang tidak berada ditempat ada yang bisa saya sampaikan ………….Baik Pak/Bu kami sampaikan terima kasih
  7. Apabila si penelpon memberikan pesan, segera catat semua pesan dalam ”message list form“ dan sampaikan saat orang yang dimaksud sudah berada ditempatnya
  8. Semua telepon yang diterima harus dicatat dalam buku, ”message list form” dengan mencatat : Siapa yang menelepon, dari mana, untuk siapa, isi berita kapan diterima (tgl,hari,jam), dan yang menerima
  9. Dalam menerima telepon suara harus jelas dan berwibawa, sehingga mudah didengar, hindari kata-kata dan cara yang kurang sopan

Itulah beberapa prosedur atau tata cara untuk menerima panggilan telepon. Sehingga tugas dan peranan satpam tetap terlaksana dan tercipta keamanan serta kenyamanan di lingkungan tersebut.